こんにちは、中小企業診断士の諸岡です。

企業や組織において物事を広く伝える上で、Power Pointによる資料提示はよく活用されることです。

従来、私自身製薬企業に属してプレゼンテーションをする機会はふんだんにありました。

Power Pointを作成することの最も大切なことは、「目的」にあると思っています。

プレゼンテーションの目的は、「相手に理解してもらうこと」ではなく「相手を動かして結果を出すこと」にあると思っています。

そのためには、論理性、わかりやすさ、視覚的な魅力という3つの要素は必須です。

本日は弊社でプロデュースさせて頂いています「Power Point作成スキルアップセミナー」の概要についてご紹介させて頂きます。

Power Point作成スキルアップセミナーに関する記事はこちら

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Power Point作成の目的

冒頭で記載しました通り、Power Pointを作成してプレゼンをする「目的」は、「相手に動いてもらって結果を出すこと」にあります。

今回は「プレゼンの仕方」という要素ではなく、そのプレゼンのもととなる「資料の作り方」について触れていきましょう。

人間の思考には「プロセス」があります。

関心、興味をもってもらわなければ人はその資料を見ようともしません。

関心、興味がなければ、そのプレゼンは「雑音」と化します。

また、「伝える」ことではなく「伝わっている」という段階に至らなければ「何が言いたいのか分からない」という印象をもたれます。

さらに、「伝わっている」という段階に入っても「相手を動かしている」という段階に至らなければ、「プレゼンの内容はよく分かりました」というだけで終わってしまいます。

これらを図示すると以下のようになります。

また、人間には「現状維持バイアス」というものが存在しています。

つまり、現状を維持している方が安心であり、新たに行動を起こすことに対して抵抗を示しやすい生き物なのです。

従って、現状維持バイアスが強い人か弱い人か、どちらを対象にするかで伝え方は変わってきます。

全体構成の作り方

さて、いざプレゼン資料を作ろうとなったときに、いきなりスライドを作成するのが良いのでしょうか。

ここで大切なことが「ストーリーの論理性を整理する」ということです。

「ページネーション」といいますが、大項目・中項目・小項目と分類をして、それぞれの項目で何を伝えるのか？そのスライドで伝えることは、全体のストーリーの中でどのような位置づけになっているか？の確認をしましょう。

まずは全体で何を伝えたいのか？

全体での結論に向けて、項目ごとに何を伝えるのか？

項目で伝える内容に結論付けるために、各スライドで何を伝えるのか？

この流れをまずは「ピラミッドストラクチャー」というものを使って整理します。

＊「ピラミッドストラクチャー」についての詳細はこちらをクリック

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これでPowerPointを作成する上で大切な「ストーリーの論理性」が整理されます。

1スライド1メッセージの鉄則

スライドを1枚1枚作っていくと、「あれも言いたい」「これも言いたい」「参考にこの情報も詰めておこう」という思いに駆られることがあります。

しかし、「参考に」という情報は参考になれば良いですが、「言いたいだけ」に終わることがほとんど。

スライドを作成する上で、スライド1枚に詰め込められる情報は、いかにシンプルであるかが重要です。

また、1枚のスライドで言いたいことや結論は必ず1つにすることが重要です。

また、スライドの構成は「タイトル」「スライドボディ」「メッセージ」の3つの要素で成り立っています。

それぞれに記載すべき内容を、記載すべき箇所に表現しましょう。

「Zの法則」を意識する

スライドを映した時、人の目線はどういう流れになるかを考えてみましょう。

実は人の目線というのは、左上から右上→左下から右下へと移ります。

アルファベットの「Z」の流れに目線が移ることから「Zの法則」と言われています。

1枚のスライドで伝えたいことは、人の目線の流れに沿って集約していきます。

視覚的な表現方法

ここから「デザイン」のテクニックについて触れていきます。

スライドを作成する上で「見やすさ」というものは相手に興味・関心を与える「入口」になりますので、ちょっとしたテクニックを施すことで相手が入口に入りやすくなります。

画像の添付

スライドに画像を添付する際に私が意識するテクニックです。

貼り付ける画像や写真が、スライドの背景と一体化していることを意識します。

例えばこんな感じ。

プロセスの表現方法

スライドでよく「手順」や「工程」を表現することがあります。

これも羅列すると文字だけのスライドになってしまいますので、「流れ」を表現すると一目見ただけで分かりやすくなります。

例えばこんな感じ。

グラフの表記

スライドにはよくグラフなどで図示することがあります。

グラフ図示は見ただけで何が言いたいか分かるというテクニックのひとつですが、そのグラフ図示にもコツがあります。

例えばこんな感じ。

ちなみにですが、グラフの選択にも押さえておくべきことがあります。

棒グラフなのか折れ線グラフなのかについてです。

棒グラフというのは「対象との比較」を示し、折れ線グラフは「トレンド」を示すものです。

これを間違えると、見る側からすると解釈にブレが生じてしまいます。

文字の強調の仕方

最も伝えたい内容は、何かしらの強調が必要です。

視覚的に強調する要素が加わると、人はその部分に目が行きます。

文字で強調することも大切ですが、図示して強調することもテクニックのひとつです。

例えばこんな感じ。

スライドは映写後3秒で勝負！

今年、ある医療関連企業の上場支援のお仕事をさせて頂きました。

その際に言われたことは「スライドを映写して3秒で何が言いたいかが分かるように作って欲しい」とのこと。

それはそれはハードルが高い内容でしたが、かなり訓練させて頂きました。

3秒で分かるようにするには、「文字リッチ」なスライドはご法度ですし、図示しただけでも伝わらないこともあります。

図示は当然ですが、文字の強調などを活用して、「1メッセージ」が3秒で分かる内容を意識してみましょう。

20年以上PowerPointで資料を作り続けてきた私の経験から、お伝えできることは豊富にあると思います。

弊社の「PowerPoint作成スキルアップセミナー」にご興味がある方は、問い合わせフォームからお気軽にお問合せ下さいね！

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